Datagedreven Werken
Hoe Gemeente Zeist grip kreeg op het sociaal domein
“We hebben bewust gekozen voor een fundamenteel andere aanpak. Door de consulenten ‘naar binnen te halen’ en hen direct te betrekken bij het proces, kunnen we als gemeente veel beter de bewegingen in het sociaal domein monitoren. Hierdoor kunnen we de juiste, soms stevige keuzes maken, gebaseerd op betrouwbare en actuele gegevens.”
-Walter van Dijk, Wethouder Financiën
Hoe Gemeente Zeist grip kreeg op het sociaal domein
Na de decentralisatie van de WMO en de jeugdzorg in 2015 had Gemeente Zeist aanvankelijk voldoende financiële ruimte om onvoorziene uitgaven in het sociaal domein op te vangen. Er was weinig directe noodzaak om strak te sturen en de focus lag vooral op het bieden van goede ondersteuning aan inwoners zonder al te veel beperkingen. Maar na een aantal jaar begonnen de tekorten op te lopen en werd duidelijk dat er onvoldoende inzicht was om bij te sturen. De gemeente had geen helder beeld waar het geld precies naartoe ging, welke voorzieningen het meest werden gebruikt en of de ingezette middelen daadwerkelijk de juiste inwoners bereikten. Consulenten werkten verspreid over drie aanbieders en hadden veel vrijheid in de toekenning van zorg, maar zonder een uniforme werkwijze of centrale sturing. Dit maakte het moeilijk om grip te krijgen op zowel de financiën als de inhoudelijke effectiviteit van de ondersteuning.
Betrouwbare stuurinformatie was essentieel om deze grip te krijgen, maar de beschikbare gegevens waren versnipperd en niet eenduidig. Data uit ZorgNed en losse Excel-bestanden gaven slechts een fragmentarisch beeld en analyses waren tijdrovend en complex. Daarom besloot Zeist om samen met InIn een nieuwe aanpak te ontwikkelen: één oplossing die niet alleen betrouwbare data oplevert voor alle betrokkenen, maar ook de sturing en professionalisering binnen het sociaal domein ondersteunt.
Organische aanpak
Gemeente Zeist pakte de uitdagingen binnen het sociaal domein breed aan, zonder rigide masterplan. Oplossingen ontstonden met opzet organisch, maar wel gedreven door twee belangrijke opgaven:
- Verbeteren van de datakwaliteit (digitale fuik):
- Alle diensten en definities herijkt en opgeschoond
- Eenduidige invoer voor consulenten via één systeem
- Formaliseren van een vaste werkwijze, met ruimte voor maatwerk
- Nieuwe manier van werken:
- Consulenten ondergebracht binnen de gemeente
- Focus op de sociale basis met gerichte beleidskeuzes
- Beweging van reactief naar proactief sturen: minder indiceren, meer preventie
“We hebben veel tijd gestoken in het verbeteren van de datakwaliteit. Dit hield in dat we alle diensten moesten herijken, nieuwe definities moesten opstellen en alles moesten opschonen. Dat was een tijdrovend proces, maar het gaf de consulenten eindelijk de helderheid en structuur die ze nodig hadden om hun werk effectief te doen.”
-Ingrid de Klein, Directeur Sociaal Domein
Ondertussen werd druk gewerkt om goed bruikbare dashboards op te leveren. Eerst werd operationele sturingsinformatie ontsloten voor wijkteams en beleidsmedewerkers. Vervolgens werden KPI’s gedefinieerd om grip te krijgen op doorlooptijden, doorstroom en kosten per lijn (nulde, eerste en tweede). Dit maakte gerichte beleidsinterventies mogelijk en zorgde voor betere financiële controle.
“In het begin hadden we te maken met een verscheidenheid aan processen en data die niet met elkaar in lijn waren. Het was belangrijk om een gemeenschappelijke taal te vinden tussen bestuurders, directie, managers en consulenten, zodat iedereen hetzelfde doel voor ogen had en we effectief konden samenwerken.”
-Ingrid de Klein, Directeur Sociaal Domein
Het project met InIn gaf de gemeente Zeist voor het eerst een compleet en betrouwbaar overzicht hoeveel inwoners welke vormen van zorg ontvingen. Deze gegevens bieden niet alleen inzicht in de omvang van de hulpverlening, maar maakten ook verschillen tussen wijken en zorgaanbieders zichtbaar, wat leidt tot gerichter beleid en betere operationele sturing. Zo werd bijvoorbeeld duidelijk dat sommige leveranciers cliënten langer in behandeling hielden dan anderen, wat werd gedeeld met consulenten voor afstemming met zorgverleners
“Het succes van onze dashboards kwam niet alleen door technische kennis, maar vooral door de intensieve samenwerking met de medewerkers. We bepaalden samen welke definities essentieel waren, zoals ‘verlenging’ en ‘voorziening’. Alleen door duidelijke afspraken over wat de data in de praktijk betekent, konden we dashboards opzetten die daadwerkelijk bijdragen aan de werkprocessen van de medewerkers.”
-Samuel van Wijhe, Consultant bij InIn
Multidisciplinaire aanpak
Door het monitoren van de ontwikkelingen in het sociaal domein inclusief de kosten hiervan kunnen trends tijdig worden herkend. Zo werd in 2024 tijdig een sterke stijging in een kostbare voorziening geïdentificeerd, zodat samen met het team maatregelen genomen konden worden die binnen zes maanden tot een afname van de kostenstijging zorgden. Het gebruik van dashboards in Power BI stelt medewerkers bovendien in staat om zelf analyses te maken en in te zoomen op onderliggende data, zoals regelingen, productcategorieën en leveranciers, wat hun grip op het werk aanzienlijk vergroot.
De overlegstructuren ‘Zicht op Jeugd’ en ‘Zicht op WMO’ spelen een cruciale rol bij het aanpakken van problemen in Zeist. In deze overleggen werken beleidsmedewerkers, consulenten, teamleiders, gedragswetenschappers en data-experts samen om analyses te maken van trends en prestaties. Door deze multidisciplinaire samenwerking kunnen gerichte acties worden ondernomen om knelpunten te verhelpen. Vragen die niet via de dashboards beantwoord kunnen worden, worden opgepakt door een data-analist, die ad-hoc analyses verzorgt, wat de flexibiliteit vergroot en verdere verbeteringen ondersteunt.
“Vandaag kunnen we eindelijk verklaren wat er gebeurt in het sociaal domein. De raad ontvangt nu periodiek een factsheet met belangrijke KPI’s, die helpt om de ontwikkelingen te volgen en gerichte besluiten te nemen. Dit geeft ons niet alleen meer grip op de situatie, maar maakt de besluitvorming ook veel transparanter en datagedreven.”
-Walter van Dijk, Wethouder Financiën
Toekomstplannen
Hoewel er in een paar jaar tijd al veel vooruitgang is geboekt in de Gemeente Zeist, zijn er ook nog veel wensen voor de toekomst. Het proces van datagedreven werken is een voortdurende reis, en de gemeente is vastbesloten om verder te verbeteren. Er is altijd ruimte voor verdere optimalisatie, vooral als het gaat om preventie en het verbeteren van voorspelmodellen.
Zeist streeft ernaar de data van de fysieke leefomgeving, zoals informatie over nieuwe woonwijken, te koppelen aan sociaal-domeindata. Dit biedt de mogelijkheid om zorgbehoeften eerder te signaleren en meer preventief te werken.
“Onze volgende stap is om niet alleen te verklaren wat er gebeurt, maar om ook te voorspellen wat er gaat gebeuren. We willen verder gaan dan de huidige rapportages en een voorspellend model ontwikkelen dat ons in staat stelt om op toekomstige trends te anticiperen.”
-Walter van Dijk, Wethouder Financiën
Daarnaast wil de gemeente voorspelmodellen ontwikkelen voor het financieel management. Dit maakt het mogelijk om toekomstige zorgbehoeften beter in te schatten en effectiever in te spelen op de verwachte zorgvraag. Voor 18-plussers kan Zeist de zorgbehoefte inmiddels goed voorspellen, maar voor de jeugd onder de 18 jaar is dat nog moeilijk. Het doel is om ook voor deze groep betere voorspelmodellen te ontwikkelen en daarmee nog pro-actiever te gaan sturen. Scenario-analyses kunnen de gemeente helpen om beleidsopties door te rekenen en te anticiperen op de gevolgen van keuzes. Dit zorgt ervoor dat plannen tijdig bijgestuurd kunnen worden, zodat een echte PDCA-cyclus ontstaat.
Lessons learned
Het project in Zeist heeft waardevolle lessen opgeleverd die andere gemeenten kunnen helpen bij het verbeteren van de sturing en uitvoering van beleid in het sociaal domein.
1. Duidelijke visie vertalen naar data
Het is essentieel dat de visie die je als gemeente uitspreekt, kan worden vertaald naar concrete data. Beleidsdoelen moeten hand in hand gaan met meetbare cijfers en voorspelmodellen. Dit maakt het mogelijk om doelstellingen effectief te monitoren en bij te sturen op basis van betrouwbare informatie. Het ontwikkelen van voorspelmodellen voor specifieke groepen, zoals de WMO-doelgroep, zorgt voor onderbouwde keuzes en gerichte beleidsinterventies.
2. Multidisciplinaire samenwerking in overleggen
De kracht van multidisciplinaire samenwerking is onmiskenbaar. In Zeist bleek dat het samenwerken van beleidsmedewerkers, consulenten, teamleiders, gedragswetenschappers en data-experts in overlegstructuren cruciaal was. Niet vanuit je eigen plan werken, maar juist samen overleggen en het combineren van verschillende perspectieven maakt de besluitvorming veel effectiever. Dit zorgt voor een meer geïntegreerde en holistische benadering van het sociaal domein.
3. Digitale fuik
Aandacht voor datakwaliteit is de basis van elk project. Als de onderliggende data en systemen niet op orde zijn, kun je geen betrouwbare analyses maken. Gemeenten moeten investeren in systemen en (invoer)processen die voor eenduidige, accurate en relevante data zorgen. Dit betekent ook het ‘afdwingen’ van standaard werkwijzen en het doorbreken van de daarmee gepaard gaande weerstand bij sommige medewerkers.
4. Leiderschap en aansturing
Het is cruciaal om vanaf het begin van het project een leider aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de uitvoering en die de voortgang bewaakt. Sterke sturing voorkomt dat het project verwatert en het draagvlak langzaam afneemt.
5. Teamleiderschap: stimuleren en begeleiden
Teamleiders spelen een sleutelrol in het succes van een project. Ze moeten niet alleen de koers en het tempo bepalen, maar ook een ondersteunende en motiverende werkomgeving creëren. Dit doen ze door voorbeeldgedrag te tonen, medewerkers ruimte te geven voor input en tegelijkertijd duidelijke richtlijnen en verwachtingen te stellen voor de uitvoering. Het betrekken van teamleiders bij het presenteren van de oplossing vanuit de dagelijkse praktijk zorgt ervoor dat de oplossing beter begrepen en geaccepteerd wordt.
6. Draagvlak creëren en betrokkenheid versterken
Zorg ervoor dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering het belang van het project begrijpen en zich er eigenaar van voelen. Dit kan door hen actief te betrekken bij het proces en hen duidelijk te maken waarom bepaalde stappen belangrijk zijn. Het creëren van draagvlak bij de uitvoerders is essentieel voor een succesvolle implementatie.
7. Vergeet de data-analist niet
Wanneer een vraag niet direct beantwoord kan worden met een dashboard, is het veel efficiënter om een data-analist in te schakelen dan om zelf in de data te duiken. Zorg dus dat er altijd een data-analist aan je team is toegevoegd. En geef die de ruimte om proactief (ongevraagd) interessante nieuwe trends en verbanden te ontdekken in de beschikbare data.
8. Samenwerken met de afdeling Informatievoorziening
Een goede samenwerking met de IV-afdeling is cruciaal voor het succes van een datagestuurd project. Het betrekken van de technische experts vanaf het begin zorgt ervoor dat de systemen kunnen ondersteunen wat er beleidsmatig wordt gevraagd.
Van inzicht naar impact
Gemeente Zeist heeft laten zien dat grip op het sociaal domein niet ontstaat door meer regels of strakkere controle, maar door betrouwbare data en een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Door datagedreven werken te combineren met een multidisciplinaire aanpak en sterke sturing, is de gemeente in staat om niet alleen te reageren op tekorten en trends, maar om beleid daadwerkelijk proactief vorm te geven.
De belangrijkste les? Datagedreven sturing is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces van verbeteren, bijsturen en vooruitdenken. Gemeente Zeist blijft deze weg volgen, met als ultieme doel: niet alleen begrijpen wat er gebeurt, maar voorspellen wat er nodig is – en zo het sociaal domein toekomstbestendig maken.
Hoe kunnen we jou helpen?