Co-creatie en mandaat zorgen voor meer grip op Wmo en Jeugdzorg

De Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) verzorgt voor vijf gemeenten – Houten, Nieuwegein, Lopik, IJsselstein en Vijfheerenlanden –de inkoop en administratie van de Wmo en Jeugdzorg. Het leveren van stuurinformatie is een belangrijke taak van RBL. Met InIn als partner maakte de organisatie een grote transformatie door in de informatievoorziening met een aanpak waarin niet de data, maar de maatschappelijke en financiële doelen van de gemeenten centraal staan.

Leerproces

“Toen ik in 2018 in dienst kwam, was de administratie goed op orde, maar de managementinformatie was gebrekkig”, vertelt Teun Schoonbeek, data-analist bij RBL. “Er was geen goed inzicht in aantallen cliënten, kosten en prestaties van leveranciers. Het was zeer tijdrovend om rapportages te maken en de meeste informatie was alleen aan het einde van het jaar beschikbaar”, licht hij toe. “Van daaruit zijn we een flink leerproces ingegaan om de behoefte op te halen bij de gemeenten en dashboards te creëren die het hele jaar door de juiste inzichten leveren.” Door de jaren heen werd de informatievoorziening samen met InIn steeds verder verbeterd. In 2024 maakte RBL de omslag naar meer doelgericht werken met data.

Betrokkenheid creëren

Paul de Koning is binnen RBL coördinator van het datateam. Hij legt uit hoe hij in 2024 begon: “Er waren veel dashboards, maar ze waren niet altijd even overzichtelijk en er was soms onvoldoende animo om ze te gebruiken. Ik ben toen meteen een analyse begonnen samen met de gemeentes. Hoe willen we dat verbeteren? Onder welke uitgangspunten? En vooral: wie is verantwoordelijk waarvoor? We hebben toen heel duidelijk een knip gelegd: RBL bezit de data en kan analyses maken, maar duiden en verklaren van de data gebeurt door de gemeenten zelf.” Daarnaast besteedde Paul veel tijd om uit te leggen waar het datateam zich mee bezig houdt en welke data beschikbaar is. “De betrokkenheid vanuit de gemeenten die zo ontstond, was van cruciaal belang voor ons verdere succes”, vertelt Paul.

Fundamenteel andere benadering

Samen met InIn zette RBL vervolgens een aantal belangrijke verbeterstappen. Zo werden allereerst de dashboards beter bruikbaar gemaakt door ze een eenduidige stijl te geven en ze overzichtelijker te maken. Als kwartiermaker begeleidde InIn de medewerkers van RBL om stapsgewijs weloverwogen investeringen te doen en steeds meer uit de beschikbare data te halen. Zo werd er een dataplatform ontwikkeld en werden alle dashboards naar Power BI omgezet. Maar de grootste verandering kwam uit een fundamenteel andere benadering van datagedreven werken. Paul legt uit: “Onze focus ligt niet op de data en wat er allemaal mee kan, maar op de doelen van de gemeenten en wat er nodig is om die te bereiken. Daarvoor hebben we een kernteam ingericht met een ambassadeur uit iedere gemeente. Dat kernteam kijkt naar de doelen van de verschillende gemeenten en bepaalt waar de prioriteiten moeten liggen. Zij hebben het mandaat gekregen om dat te doen en dat geeft veel rust in de ontwikkeling.”

Deze benadering vereist dat doelen scherp geformuleerd zijn. “InIn was hier als kwartiermaker al mee begonnen en we hebben dat geformaliseerd in werkgroepen waarin we een specifiek doel analyseren. Wat bedoelen we hier nu precies mee? Pas als dat helemaal duidelijk is, maken we een eerste dashboard dat direct getoetst wordt in de werkgroep. Ook kijken we regelmatig of dashboards nog aansluiten op de actuele behoefte. Net als de kerngroep steeds weer kijkt of de roadmap die is uitgestippeld nog aansluit bij de ontwikkelingen in het sociaal domein. Door mensen uit de praktijk nauw te betrekken bij de planning en de creatie, krijgen we direct terugkoppeling en dragen dashboards uiteindelijk veel meer bij aan de doelstellingen”, vertelt Paul.

Van financiële prognoses tot zorgpaden

De nieuwe aanpak heeft al een aantal mooie oplossingen opgeleverd. Paul: “Een belangrijke vraag die bijvoorbeeld speelde was: kunnen we veel eerder in het jaar al zien waar het heen gaat met de kosten? Nadat we die vraag in detail helder hadden, hebben we samen met InIn een prognosemodel ontwikkeld dat op basis van de beschikbare data eenvoudig op ieder moment in het jaar een voorspelling kan maken van de te verwachten kosten. De ambassadeurs helpen vervolgens hun gemeente om die oplossing in gebruik te nemen.” Een ander voorbeeld is de behoefte aan een beter inzicht in zorgpaden, om zorgstapeling te identificeren, doorstroom te versnellen en preventief beleid te ontwikkelen. “Daarbij bekijken we met de werkgroep niet alleen wat er aan informatie nodig is en hoe we zorgpaden kunnen clusteren, maar ook hoe we die informatie kunnen presenteren om de juiste conclusies te trekken”, vertelt Teun.

Gerichte sturing

Met de nieuwe dashboards kan veel gerichter gestuurd worden op de maatschappelijk en financiële doelstellingen. “De grip is enorm toegenomen, zeker als het om de Wmo gaat”, aldus Paul. “Uiteraard zijn er veel overeenkomsten tussen de verschillende gemeenten, waardoor we regionale dashboards kunnen ontwikkelen waar ook de lokale sociale teams op zijn aangesloten. Dat levert gemeenten bovendien de mogelijkheid om onderling te vergelijken, bijvoorbeeld welk effect verschillen per gemeente in indicatiestelling hebben op doorstroom en kosten.” Ook maatwerk kan snel gerealiseerd worden. Teun: “Als een gemeente graag snel bepaalde indicatoren wil kunnen monitoren, bijvoorbeeld omdat de kosten in de jeugdzorg ineens toenemen, kunnen we daar makkelijk in voorzien. Maar we leveren bijvoorbeeld ook regelmatig data aan voor domein-overschrijdende onderzoek. Door die flexibiliteit kunnen gemeentes veel beter reageren op actuele ontwikkelingen.”

Voorspellen

Paul is erg blij met de samenwerking met InIn: “De consultants van InIn combineren kennis van ons domein met technische expertise. En ze hebben echt een boost gegeven aan veel projecten. Daarnaast kunnen ze onze eigen mensen opleiden en coachen.” Inmiddels is InIn dan ook de vaste partner voor alle data-gerelateerde vraagstukken. “Hun kennis van machine learning en AI is heel waardevol voor de projecten die er nog aankomen. Nu verslaglegging en analyse op orde zijn, willen we namelijk steeds meer met voorspellende modellen gaan doen. Het financiële prognosemodel was een eerste stap, maar we denken bijvoorbeeld al aan een monitor voor beleidsmedewerkers die voorspelt wanneer een aanbieder 90% van de gecontracteerde zorg heeft verzilverd. Alles om gericht te kunnen sturen, niet op wat er is gebeurd, maar op wat er gaat gebeuren.”

Lessons learned

De nieuwe aanpak van RBL heeft waardevolle lessen opgeleverd die andere gemeenten kunnen helpen bij het verbeteren van de sturing en uitvoering van beleid in het sociaal domein.

1. Samenwerken is essentieel

Zet de mensen ‘die erover gaan’ – zowel functioneel als technisch – bij elkaar en geef ze mandaat om keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Betrek mensen uit de praktijk bij de creatie voor directe terugkoppeling. Het is niet eenvoudig om een goed kernteam te formeren en dat kost tijd, maar die tijd verdien je later dubbel en dwars terug.

2. Stel de juiste prioriteiten

Werk altijd vanuit de doelstellingen van je organisatie en laat die de prioriteiten bepalen. Maak een roadmap, maar herijk die regelmatig aan de hand van de laatste ontwikkelingen en inzichten.

3. Less = more

Leg de nadruk op eenvoud, gebruikersvriendelijkheid en overdraagbaarheid bij de realisatie van dashboards. Zorg voor context door definities goed vast te leggen. Dat zorgt niet alleen voor beter gebruik, maar leidt ook tot minder problemen als mensen de organisatie verlaten.

4. Vindt het wiel niet opnieuw uit

Gemeenten lijken op veel gebieden op elkaar. Werk daarom als een community: deel ervaringen met elkaar, maak gebruik van kennis in de markt en kijk naar oplossingen die er al zijn.

5. Zoek een goede partner

Veel partijen brengen mooie vergezichten, maar de praktijk valt vervolgens tegen. Zoek technisch kundige mensen die intrinsiek gemotiveerd zijn om een rol te spelen in het sociaal domein.

Co-creatie en mandaat

RBL laat zien dat grip op het sociaal domein niet ontstaat door een ‘u vraagt wij draaien’ aanpak, maar door de doelen van de organisatie als uitgangspunt te nemen en die in co-creatie met de stakeholders te vertalen naar bruikbare, overzichtelijke dashboards. En door het mandaat voor de keuzes die daarbij gemaakt moeten worden op de juiste plek te beleggen.

Hoe kunnen we jou helpen?