Lijdzaam toezien of het stuur in handen nemen?
Datagedreven werken in het sociaal domein | deel 1
In de meest recente versies van het Onderzoek Begrotingen Gemeenten deed het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties tot tweemaal toe een belangrijke constatering:
“Veel gemeenten (86%) vinden het lastig om voldoende grip te krijgen op de uitvoering van de transformatie in het sociaal domein. Zij geven aan dat het ofwel lastig is om voldoende data en inzicht te verkrijgen en/of dat er te weinig instrumenten zijn om bij te sturen. De lichte verbetering die in het verslag van de enquête van 2021 werd genoemd, lijkt in 2022 en 2023 niet aanwezig.”
Bron: Verslag onderzoek begrotingen gemeenten 2023
“De meerderheid van de gemeenten (58%) geeft aan dat zij op enkele onderdelen van het sociaal domein onvoldoende data en/of capaciteit hebben om grip te krijgen/houden op het sociaal domein. Het sociaal domein blijft een complex beleidsterrein met grote financiële uitdagingen. Eén op de vier gemeenten (25%) geeft ook aan op veel onderdelen van het sociaal domein te weinig instrumenten te hebben om bij te kunnen sturen.”
Bron: Verslag onderzoek begrotingen gemeenten 2024
Alhoewel er dus wel verbeteringen te zien zijn, worstelt nog steeds meer dan de helft van de Nederlandse Gemeenten om volledig grip te krijgen op het sociaal domein. En dat begint vaak al bij de basis: de 3600 verslaglegging over de gehele zorgketen van instroom tot uitstroom. Voor veel gemeenten is het nog steeds lastig om de vraag ‘wat is er precies gebeurd?’ volledig te beantwoorden. Die basis is niet alleen essentieel om als verantwoordelijke voor het sociaal domein om te gaan met de toenemende vragendruk van allerlei stakeholders als gevolg van alle (financiële) ontwikkelingen van dit moment. Goede en betrouwbare verslaglegging is vooral ook het vertrekpunt om vragen als ‘waarom is het gebeurd?’, ‘wat gaat er gebeuren?’ en zelfs ‘welke maatregelen kan ik het beste nemen?’ te gaan beantwoorden. Zodat er écht grip op het sociaal domein ontstaat.
In dit eerste deel van deze artikelreeks gaan we in op het opzetten van betrouwbare, tijdige en volledige verslaglegging over het sociaal domein. In de volgende artikelen geven we handvatten voor de vervolgstappen die je kunt zetten om al die cijfers te duiden, financiële controle te krijgen, preventief beleid te ontwikkelen en scenario’s door te rekenen.
Auteur: Jet Smits
(Af)wachten kan niet meer
Stel je voor: je krijgt de vraag hoeveel cliënten momenteel gebruik maken van een bepaalde voorziening. Of hoe de gemiddelde kosten per cliënt zich ontwikkelen. Misschien wil iemand weten hoelang zorgtrajecten duren, hoeveel verlengingen er plaatsvinden of om welke redenen cliënten uitstromen. Vragen waar je als manager in het sociaal domein steeds vaker mee te maken krijgt nu er met minder financiële middelen meer moet worden gedaan. Maar hoe snel heb je de antwoorden op al die vragen paraat?
In veel gemeenten is de verslaglegging rondom het sociaal domein nog steeds een worsteling. Cijfers zijn er wel, maar komen te laat, zijn onvolledig of missen samenhang. Er is behoefte aan een volledig en betrouwbaar overzicht. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk ontbreekt daarvoor vaak de structuur. Data ligt verspreid over verschillende systemen – van de frontoffice tot de financiële administratie. Er is geen eenduidige registratie. In sommige gevallen wordt er nog op papier gewerkt. En zelfs als er rapportages zijn, bevatten die vaak te veel of juist te weinig informatie, zonder duiding.
Je kunt niet langer wachten om hier structureel iets aan te gaan doen. De techniek is ervoor beschikbaar. Veel andere gemeenten zijn hier al een eind mee op weg. En de financiële druk neemt toe. De instroom groeit, de kosten stijgen en zelfs gemeenten met reserves moeten steeds scherper sturen. Waar je vroeger nog zonder uitgebreide cijfers beslissingen kon nemen, moet je nu steeds meer verantwoording afleggen. En dat kan alleen met een stevige basis in data.
Wat is de ideaalsituatie?
Laten we eerst eens kijken hoe de ideaalsituatie eruitziet. Hoe mooi is het als je zou beschikken over een dashboard waarin je in één oogopslag ziet wat er gebeurt: instroom, uitstroom, kosten per voorziening, stapeling van voorzieningen per cliënt, doorlooptijden, prestaties van leveranciers en de uitputting van de begroting. Op een manier gepresenteerd waarmee je direct ziet hoe het ervoor staat. Gevuld met betrouwbare en actuele informatie.
Integraal overzicht
Alle cijfers over de gehele zorgketen op een overzichtelijke manier gepresenteerd zodat je in één oogopslag weet je hoe je ervoor staat: aantal cliënten en voorzieningen, zorgstapeling, zorgduur en verlengingen. Op deze manier komen de kerncijfers echt tot leven voor de organisatie en merk je veranderingen direct op.
Voorzieningen in beeld
Gedetailleerd inzicht in de ontwikkeling van het aantal voorzieningen, stapelingen van zorg, zorggebruik per categorie en prestaties van leveranciers. Hiermee kun je ook eenvoudig het onderscheid maken tussen de verschillende soorten zorg, zoals landelijke voorzieningen, veiligheid, verblijf en ambulante zorg.
In- en uitstroom in beeld
Een integraal beeld van de ontwikkeling van de aantallen cliënten en voorzieningen, per leverancier en met uitstroomreden. De in- en uitstroom in de gaten houden is essentieel voor het monitoren van je clientbestand. Als je ziet dat de uitstroom stagneert, kun je meteen in gesprek gaan met de betreffende aanbieder. Bij een stijging van de instroom zie je of het gaat om het aantal voorzieningen of het aantal cliënten en bij welke leveranciers de grootste toename zit.
Zorgduur
Inzicht in de gemiddelde zorgduur van trajecten, te filteren naar de zorgsoort. Met één klik zie je het verschil tussen de lengte van de zorg in de afgegeven beschikking en die in de daadwerkelijke realisatie. Ook kun je een vergelijking maken met voorgaande jaren om trends te ontdekken.
Ontwikkeling in beeld
Cijfers kunnen vergelijken met voorgaande jaren om trends en ontwikkelingen in beeld te krijgen. Zo monitor je ontwikkelingen over de jaren heen, zie je bepaalde trends naar verwachting zijn, en haal je uitzonderingen voor dit jaar er eenvoudig uit.
Demografie
Gedetailleerd inzicht in de demografische gegevens van een geselecteerde cliëntengroep. In één overzicht zie je verdelingen naar geslacht, leeftijd, regio en uiteraard voorzieningen.
Financiën
Uiteraard geeft een goed dashboard je ook overzichtelijk inzicht in de financiële stand van zaken. Wat hebben we tot op heden uitgegeven en waaraan? Je ziet wat je hebt uitgegeven aan beschikkingen en wat de status van de facturatie is van gerealiseerde zorg.
Download ook ons e-book:
Download hieronder het e-book “Grip op het Sociaal Domein” en ontdek hoe jouw gemeente met datagedreven werken de efficiëntie en kwaliteit in het sociaal domein kan verbeteren.
De gouden driehoek
Verslaglegging op een goede, gestructureerde manier op orde krijgen, vraagt om een samenspel binnen de driehoek mensen, processen en techniek. Gemeenten die de eerste stappen zetten, lopen vaak tegen dezelfde obstakels aan:
- Meerdere registratiesystemen die niet goed op elkaar aansluiten
- Gebrekkige datakwaliteit omdat er geen eenduidige regels en processen zijn voor registratie
- Verouderde of incomplete data, of juist te veel data.
Meestal is er al wel een vorm van informatievoorziening, maar de toegang ertoe is vaak technisch en moeizaam. Veel organisaties werken nog met overzichten die handmatig bijgewerkt moeten worden. Rapporten worden gebaseerd op een wekelijkse of maandelijkse ‘datadump’ met veel handwerk en weinig flexibiliteit tot gevolg. Of er zijn dashboards die zoveel informatie bevatten dat niemand er wijs uit wordt. Dat is geen sturing, dat is overleven.
Dit oplossen vraagt vooral om een nieuwe manier van denken. Data niet meer zien als een ‘restproduct’ van processen waarbij een IT-afdeling wel kijkt welke informatie waar moet zijn op welk moment. Maar data behandelen als een van de belangrijkste bezittingen van de gemeente – over alle processen heen. Niet procesgedreven werken, maar datagedreven. En dat vraagt best veel van je organisatie. Er moeten nieuwe rollen en processen komen met de taak om data te organiseren. En er moeten multidisciplinaire verbindingen gelegd worden tussen mensen en afdelingen om data door de organisatie ‘te laten stromen’.
Focus op doelstellingen
En hoe bepaal je dan hoe het optimale dashboard voor jouw gemeente eruitziet? Hoe stel je de juiste vragen aan de ‘datamensen’ in je organisatie zodat je niet verdwaald in de grote hoeveelheid gegevens en oneindige technische mogelijkheden? Door de doelstellingen van je afdeling centraal te stellen! Wat wil je bereiken, waarover moet er verantwoording worden afgelegd, welke KPI’s horen daarbij en hoe kun je die prioriteren? Tijd investeren in het praten en brainstormen over doelstellingen en KPI’s is essentieel om tot een overzichtelijk en bruikbaar dashboard te komen. Een goed gedefinieerd KPI-overzicht is het ideale communicatiemiddel om met de ‘datamensen’ tot de beste oplossing te komen. Want een goed dashboard maken is een sterk samenspel van domein- én datakennis.
Maak het prioriteren van je KPI-overzicht vooral niet te ingewikkeld. Een makkelijk en voor iedereen begrijpelijk manier is het uitzetten van alle KPI’s tegen twee dimensies:
- Hoe belangrijk is deze KPI voor de afdeling om aan de belangrijke doelstellingen te voldoen?
- Hoe makkelijk is de benodigde data voor de KPI beschikbaar te maken (van helemaal niet beschikbaar tot eenvoudig te verkrijgen).
Deze aanpak leent zich overigens ook uitstekend als je door de bomen het bos niet meer ziet in alle dashboards, rapportages en data die je hebt. Door te focussen op de doelstellingen en goed te prioriteren, breng je de verslaglegging over het sociaal domein weer terug tot de essentie waar het om gaat.
Waar beginnen?
Het goed inrichten van de verslaglegging is dus de eerste stap op weg naar datagedreven werken. Het is wel belangrijk om dan ook al na te denken over de stappen die je daarna wilt gaan zetten. Een plan voor datagedreven werken bevat uiteraard technologische keuzes met betrekking tot onderwerpen als data-integratie, dataregistratie, dataplatform en dashboard tooling. Maar een echt goed plan belicht vooral alle zijdes van de gouden driehoek:
- Welke processen moeten we inrichten voor het organiseren van data?
- Welke rollen, taken en bevoegdheden horen daarbij?
- Welke vaardigheden hebben mensen nodig?
- Hoe gaan we om met datamanagement en data governance?
- Wat voor maatregelen moeten we treffen rondom privacy en beveiliging van data?
Maar wees niet bang, het inrichten van de basis – goede verslaglegging – hoeft geen groots en meeslepend project te worden. Een stapsgewijze aanpak met concrete tussenresultaten werkt het best. De beste eerste stap is daarbij het gedetailleerd onder de loep nemen van de huidige manier van informatievoorziening, omdat die voor ervaren experts heel veel bloot legt over de grootste knelpunten en waar het snelst verbeteringen te behalen zijn. Daarna kan stapsgewijs toegewerkt worden naar het ideale sociaal domein dashboard voor jouw gemeente.
Op weg naar datavolwassenheid
Zoals gezegd is verslaglegging een essentiële basis, maar wel pas de eerste stap. Kijken wat er gebeurd is en alle vragen die op je afkomen kunnen beantwoorden is natuurlijk nuttig, maar het wordt pas echt mooi als je de onderliggende data kunt gebruiken om beleid op te ontwikkelen waarmee je meer grip krijgt. In deel 2 van deze artikelreeks gaan we daarom als volgende in op ‘het verhaal achter de cijfers’: hoe maak je trends zichtbaar zodat je op basis daarvan kunt sturen.
Een bericht ontvangen als deel 2 van deze artikelreeks verschijnt? Laat hier je e-mailadres achter.
Over de auteur
Jet Smits 
Mede-eigenaar InIn & Dutch-AI
Mede-oprichter van Dutch-AI, directeur van InIn en een ervaren AI- en data-consultant. Met een ruime ervaring in de publieke sector en consultancy, – gericht op procesoptimalisatie en kwaliteitsmanagement – ,helpt InIn organisaties om innovatieve dataplatforms te implementeren.