‘We hebben nu écht inzicht in onze data en financiën. Dat smaakt naar meer.’

Hoe datagedreven werken de gemeente Huizen en haar burgers helpt.

“Help ons vat krijgen op de financiën en ontwikkelingen in het sociaal domein.” Met deze vraag klopte de gemeente Huizen in 2021 aan bij dataspecialist ININ. Nu, nog geen twee jaar later, is die grip er volop.

Veel gemeenten hebben al enkele jaren te maken met forse tekorten op het sociaal domein. Zo ook de gemeente Huizen. “In 2020 stond mijn afdeling voor de uitdaging om alle stakeholders, waaronder de gemeenteraad, het college van B&W en het management, inzicht te bieden in waar precies die tekorten zaten en waarom,” vertelt Koen Buikema, coördinator Bedrijfsvoering sociaal domein. “We waren zelf al aan de slag gegaan met Excel-overzichten en -grafieken, maar dat was onvoldoende. We wilden realtime inzicht krijgen in wat er precies gebeurde en waar, zodat we daarmee ook strategische plannen en beleid konden opstellen voor de toekomst.”

Gemeente Huizen

Case in het kort

Aanpak ININ bij gemeente Huizen

  • De basis op orde maken door Business Intelligence (BI) in het sociaal domein uit te voeren.
  • Implementatie van ININ’s BI Suite.
  • Uitvoeren van verdiepende analyses en beleid.
  • Genereren van managementinformatie met behulp van data.
  • Opzetten van een financieel prognosemodel.
  • Aan de slag met Robotic Process Automation (RPA).
  • Ontwikkelen van een datastrategie.

Het ontwikkelen van de organisatie naar een innovatieve, stabiele en datagedreven organisatie

‘Tweeduizend inwoners hebben binnen twee dagen hun energietoeslag ontvangen, voorheen kostte dat drie tot vier maanden’

Koen Buikema, coördinator Bedrijfsvoering sociaal domein, gemeente Huizen

Stuurinformatie

Datagedreven werken. Dat was en is de missie van Buikema en zijn afdeling. Daarmee ontstaat tenslotte als vanzelf stuurinformatie. Buikema: “We waren niet op zoek naar kant-en-klare dashboards of gelikte oplossingen. Daarvoor moeten we als gemeente tenslotte vooraf al heel goed weten wat precies je problemen, mogelijkheden en wensen zijn. En die hadden we nog niet helder in het vizier. Bovendien houden we als gemeente graag zelf de regie. Dat geldt ook voor datagedreven werken. Voor ons dus geen ‘one size fits all’.”

‘We kunnen nu de uitkomsten van beleid beter sturen’

Koen Buikema, coördinator Bedrijfsvoering sociaal domein, gemeente Huizen

Maatwerk

Samen met dataspecialisten van ININ startte de gemeente Huizen de ‘reis op maat’ naar een datagedreven organisatie. “En die reis was heel concreet,” aldus Buikema. “Zo bleek het kant-en-klare dashboard dat we hadden enorm onderhoudsgevoelig, gebruiksonvriendelijk en niet toekomstbestendig. Dat hebben we om te beginnen samen met ININ aangepakt. Het resultaat was voor ons een eyeopener. De data-indeling is nu veel logischer en het systeem is veel gebruiksvriendelijker.”

‘Voor ons geen “one size fits all”’

Koen Buikema, coördinator Bedrijfsvoering sociaal domein, gemeente Huizen

Prognosemodel

Ook kwam er een financieel prognosemodel. Buikema: “We wilden grip krijgen op de toekomstige uitgaven binnen het sociaal domein. Maar tijdens het proces om dit model tot stand te brengen, kwamen we er samen met ININ achter dat er nogal wat verbeteringen mogelijk waren in ons administratieve proces, waaronder declaraties van zorgaanbieders en het berichtenverkeer. Dat hebben we als eerste aangepakt. Het model volgt daarna.”

‘Dankzij datagedreven werken hebben we nu veel meer inzicht in wat precies de probleemwijken zijn’

Koen Buikema, coördinator Bedrijfsvoering sociaal domein, gemeente Huizen

Robotic Process Automation (RPA)

Ook Robotic Process Automation (RPA), ofwel een ‘virtuele medewerker’ die op bestaande applicaties en systemen taken kan uitvoeren, wist de gemeente in samenwerking met ININ verder door te voeren. Buikema: “RPA maakt dat processen sneller en foutlozer verlopen. Hierdoor zijn onze lasten afgenomen en hebben we minder medewerkers hoeven aannemen. Maar bovenal hebben burgers hier profijt van. Zo hebben tweeduizend inwoners binnen twee dagen hun energietoeslag ontvangen. Voorheen kostte dat drie tot vier maanden. Ook de toewijzing voor het kinderarmoedebudget ontvingen burgers die hiervoor in aanmerking kwamen al binnen een week.” Inmiddels heeft de gemeente Huizen binnen het sociaal domein zo’n twintig ‘robotjes’ lopen. Buikema: “En dat worden er wat ons betreft meer.”

Buikema is enthousiast over de mogelijkheden van business intelligence en datagedreven werken. ‘Business intelligence en datagedreven heeft ons nu al enorm veel inzichten opgeleverd. En we gaan door’

Koen Buikema, coördinator Bedrijfsvoering sociaal domein, gemeente Huizen

Bijsturen van beleid

De aanvankelijke missie waarmee de gemeente Huizen aanklopte bij ININ is inmiddels ingelost. Buikema: “Ja. Het is zeker gelukt om meer grip te krijgen op de ontwikkelingen en financiën binnen het sociaal domein. Sterker nog, het heeft ons zelfs meer dan dat opgeleverd. Zodra we meer stuurinformatie kregen, kregen we meer inzicht en zagen we ook meteen meer mogelijkheden. Daarmee kunnen we nu bijvoorbeeld de uitkomsten van beleid beter sturen. We monitoren nauwgezet hoe een bepaald beleid vorm krijgt en uitpakt, en passen het beleid desgewenst tussentijds aan. Dat kon voorheen niet. Een beleidsvoornemen was een beleidsvoornemen. Pas achteraf wisten we of het voornemen goed had uitgepakt of niet.”

‘Het resultaat was voor ons een eyeopener. De data-indeling is nu veel logischer en het systeem is veel gebruiksvriendelijker’

Koen Buikema, coördinator Bedrijfsvoering sociaal domein, gemeente Huizen

Doelgroepen in het vizier

Een andere nuttige ‘bijvangst’ van dit hele traject is volgens Buikema dat de gemeente de doelgroepen voor wat betreft het sociaal domein veel beter in het vizier heeft. Buikema: “Veel burgers die problemen hebben, vragen de gemeente om wat voor reden dan ook niet om hulp. Nu we datagedreven werken, hebben we veel meer inzicht in wat precies de probleemwijken zijn. Ook zien we bijvoorbeeld dat slechts 30% van de mensen uit een bepaalde buurt energietoeslag aanvraagt. Daarmee kunnen we heel gericht interventies inzetten door bijvoorbeeld in die buurten flyers uit te delen of in het buurthuis een voorlichtingsbijeenkomst te organiseren.”

Koen Buikema over de samenwerking met ININ

‘Het zijn plezierige vakidioten die gericht zijn op de inhoud en niet op sales. Precies wat wij willen en nodig hebben’

Andere domeinen

Buikema is enthousiast over de mogelijkheden van business intelligence en datagedreven werken. ‘Het heeft ons nu al enorm veel inzichten opgeleverd. En we gaan door. We kijken nu of we datatechnologie ook in andere domeinen kunnen doorvoeren: denk aan woningbouw of veiligheid. Op deze manier kunnen we als gemeenten bovendien veel integraler werken. We willen dit dan ook weer doen samen met ININ. Het zijn plezierige vakidioten die gericht zijn op de inhoud en niet op sales. Precies wat wij willen en nodig hebben.”

Het sociaal domein

Sinds 2015 zijn lokale overheden grotendeels verantwoordelijk voor het sociaal domein. Gemeenten hebben sindsdien de verplichting om burgers te ondersteunen op het gebied van zorg, participatie, zelfredzaamheid, werk en jeugdhulp. Zo vervult de gemeente op het gebeid van de Jeugdwet nu alle taken die voorheen waren belegd bij Bureau Jeugdzorg en de provincies. De overheveling van taken en verantwoordelijken in het sociaal domein van het Rijk naar gemeenten, heeft de werklast bij gemeenten enorm doen toenemen. Ook kwam en komt hierdoor de financiële positie van de meeste gemeenten onder druk te staan.

ININ

ININ is een data science adviesbureau dat focust op Big Data projecten en AI (kunstmatige intelligentie). ININ begrijp data als geen ander. Het bedrijf denkt strategisch mee en levert ontwerp en realisatie van data-oplossingen waarmee een organisatie inzichten krijgt in processen. Op basis hiervan krijgt een bedrijf stuurinformatie, kan het processen bijsturen en voorspellingen en prognoses maken.

Bij ININ werken … mensen.

Nieuwsgierig geworden?

Menu